У сучасному світі, де технології стрімко розвиваються, дистанційні послуги стали невід’ємною частиною багатьох сфер діяльності. Дедалі більше українців обирають онлайн-формат для надання своїх послуг, реалізуючи свій потенціал та будуючи успішну кар’єру. Ця стаття допоможе вам розібратися в усіх нюансах легалізації віддаленої роботи, особливо якщо ви плануєте працювати як фізична особа-підприємець (ФОП).
Ми розглянемо, хто саме надає послуги дистанційно, з якими ризиками стикаються ті, хто працює неофіційно, та чому оформлення ФОП є оптимальним рішенням. Ви дізнаєтесь про переваги різних груп єдиного податку, правила вибору КВЕДів та покрокову інструкцію з реєстрації ФОП через “Дію”.
Зразу скажу, що за свою багаторічну практику я як адвокат допоміг відкрити ФОП багатьом хто надає як дистанційні послуги так і працює офлайн. Найпоширеніші питання при цьому завжди є про обрання відповідних КВЕДів та системи оподаткування.
Хто працює дистанційно та чому це актуально?
Дистанційна робота охоплює широкий спектр професій та видів діяльності, до яких належать:
- IT-спеціалісти: програмісти, веб-дизайнери, тестувальники, фахівці з кібербезпеки.
- Творчі професії: блогери, ютубери, SMM-спеціалісти, копірайтери, монтажери відео, фотографи.
- Освіта та переклад: викладачі, репетитори, перекладачі.
- Консалтинг та послуги: нутриціологи, психологи, астрологи, бухгалтери, фінансові консультанти, юристи.
- Інфопродукти: продавці онлайн-курсів, марафонів, уроків, чек-листів.
По суті, до цієї категорії відносяться всі, хто надає послуги в онлайн-форматі, за винятком, наприклад, туристичних агентів, для яких існують свої особливості оподаткування. Актуальність дистанційної роботи зумовлена її гнучкістю, можливістю працювати з будь-якої точки світу та доступом до ширшого ринку замовників.
Ризики та наслідки нелегальної роботи
Багато хто працює просто приймаючи кошти за свої послуги на особисті банківські рахунки, уникнувши оформлення ФОП. Однак така “економія” може обернутися значними проблемами та штрафами, особливо останнім часом, коли політика держави стає суворішою.
Штраф за неоформлену підприємницьку діяльність: за ведення бізнесу без офіційної реєстрації передбачається штраф від 17 000 до 85 000 гривень. Хоча перші штрафи для онлайн-послуг нараховуються вкрай рідко, ризик все одно існує.
Донарахування податків: якщо ваша діяльність не зареєстрована як ФОП, з доходу, при виявленні контролюючими органами необґрунтованих коштів, доведеться сплачувати 18% податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) та 1,5% військового збору. У порівнянні з податками для ФОП це значно вищі ставки.
Про це я писав в статті: Оподаткування переказів на картку в 2025
ПДВ: Якщо річний обіг коштів перевищить 1 мільйон гривень, ви автоматично станете платником 20% податку на додану вартість (ПДВ). Це дуже суттєва сума, яка значно зменшить ваш чистий дохід.
Конфіскація грошей: хоча конфіскація товарів не є актуальною для онлайн-послуг, теоретично може бути застосована конфіскація коштів, отриманих нелегальним шляхом.
В своїм 20-річній практиці таких випадків не зустрічав. Це можливо в рамках кримінального провадження, коли визнають кошти здобутими злочинним шляхом.
Отже, працювати “в тіні” в певній мірі ризиковано, тому за обрання відповідної стратегії діяльності та оптимізації в довгостроковій перспективі оформлення ФОП – це ваш крок до стабільності, впевненості та законності.
Реєстрація ФОП відбувається легко та просто
Наведемо типові острахи, які відлякують людей від відкриття ФОП і одразу спростуємо їх. Ось найпоширеніші:
“Відкрити ФОП – це складно і довго.” Насправді, реєстрація ФОП займає буквально 10-15 хвилин через державний онлайн-сервіс “Дія”. Весь процес повністю автоматизований. А в ЦНАП реєстратор вам обов’язково допоможе заповнити реєстраційну заяву.
“Треба платити величезні податки.” Це неправда. На спрощеній системі оподаткування ви можете платити від 2 400 гривень на місяць (що включає ЄСВ та єдиний податок для другої групи) або 6% від доходу (для третьої групи). Це значно менше, ніж 18% ПДФО та 1,5% військового збору, звісно, якщо ви добровільно задекларували чи податковий орган виявив надходження на ваші рахунки.
“ФОП – це купа паперової роботи та постійні перевірки.” Нічого подібного. Все, що потрібно, – це своєчасно сплачувати податки та раз на рік (або раз на квартал, залежно від групи) подавати декларацію, яка заповнюється за 30 хвилин.
“Потрібен касовий апарат і постійно бити чеки.” Для більшості дистанційних послуг (за певних умов) використання програмного РРО (ПРРО) або фіскальних чеків не є обов’язковим. Про це поговоримо далі детальніше.
“Має бути купа первинних документів.” Штраф за неналежне ведення первинної документації становить 1020 гривень. Однак для онлайн-послуг, особливо з іноземними замовниками, існує кілька ключових документів, які варто оформлювати, щоб уникнути проблем із зарахуванням коштів. Це не “купа”, а лише кілька важливих паперів.
“Закрити ФОП дуже важко.” Закриття ФОП так само просто, як і його відкриття, і займає приблизно 25-35 хвилин через “Дію” та електронний кабінет платника податків.
Який вид системи оподаткування обрати – спрощену чи загальну?
Для тих, хто надає дистанційні послуги, майже завжди найкращим варіантом є спрощена система оподаткування (єдиний податок) і ось чому.
Простота: назва говорить сама за себе. Спрощена система значно легша в адмініструванні, ніж загальна.
Менше податків: ставки податку на єдиному податку значно нижчі.
Простіший облік: не потрібно вести складний бухгалтерський облік.
Відсутність ПДВ: Для більшості ФОПів на спрощеній системі не потрібно реєструвати ПДВ.
Загальна система оподаткування передбачає сплату 18% ПДФО та 1,5% військового збору з чистого прибутку, а також ведення складного бухгалтерського обліку. Її обирають лише ті, хто не може бути на спрощеній системі.
Обмеження для спрощеної системи: хто не може бути ФОПом на єдиному податку?
Податковий кодекс України (стаття 291.5) містить перелік видів діяльності, які не можуть бути на єдиному податку. Для онлайн-послуг це переважно:
- Азартні ігри, лотереї
- Обмін іноземних валют
- Фінансове посередництво (крім страхових агентів)
- Послуги зв’язку, телерадіомовлення, доступ до інтернету (деякі винятки)
- Організація та проведення гастрольних заходів
- Страхові брокери, ломбарди, кредитні спілки та інші фінансові установи
Якщо ваша діяльність не входить до цього переліку, вітаємо – ви можете працювати на спрощеній системі!
Групи єдиного податку: обираємо оптимальну для онлайн-послуг
На спрощеній системі існують різні групи єдиного податку, кожна з яких має свої особливості.
Перша група
Не підходить для дистанційних послуг. Вона призначена для роздрібної торгівлі та побутових послуг населенню з мінімальним доходом.
Друга група
Підходить для онлайн-послуг, але з певними обмеженнями:
Клієнти: можна надавати послуги лише фізичним особам або ФОПам/компаніям, які працюють на спрощеній системі. **Не можна** працювати з юридичними особами та ФОПами на загальній системі оподаткування.
Географія: не можна надавати послуги за кордон. Це значне обмеження для багатьох онлайн-фахівців, які співпрацюють з іноземними замовниками.
Ліміт доходу: У 2025 році ліміт доходу становить 6 672 000 гривень на рік (834 мінімальні зарплати). Цей ліміт діє на весь рік, незалежно від дати реєстрації ФОП.
Працівники: Можна мати до 10 найманих працівників.
Третя група
Найпопулярніша та найуніверсальніша для більшості дистанційних послуг. Вона надає найбільшу гнучкість:
Клієнти: можна надавати послуги будь-кому і всюди – фізичним особам, ФОПам, юридичним особам, резидентам та нерезидентам України.
Географія: можна надавати послуги за кордон без обмежень. Це робить її ідеальною для IT-спеціалістів, блогерів, перекладачів, SMM-фахівців, які працюють на міжнародних біржах чи з іноземними клієнтами.
Ліміт доходу: у 2025 році ліміт доходу становить 9 336 000 гривень на рік (1167 мінімальних зарплат).
Працівники: кількість найманих працівників необмежена.
Висновок: для більшості, хто надає дистанційні послуги, третя група єдиного податку є оптимальним вибором, оскільки вона дозволяє працювати з будь-якими клієнтами та на будь-яких ринках без значних обмежень.
Скільки та коли платити податки?
Порівняймо податки для ФОП другої та третьої груп у 2025 році:
Приклад порівняння (дохід 2025 року):
Дохід 10 000 грн/місяць:
ФОП II групи: 4160 грн
ФОП III групи: 1760 (ЄСВ) + 500 (ЄП) + 150 (ВЗ) = 2410 грн (III група вигідніша)
Дохід 40 000 грн/місяць:
ФОП II групи: 4160 грн
ФОП III групи: 1760 (ЄСВ) + 2000 (ЄП) + 600 (ВЗ) = 4360 грн (майже однаково, II група трохи вигідніша)
Дохід 100 000 грн/місяць:
ФОП II групи: 4160 грн
ФОП III групи: 1760 (ЄСВ) + 5000 (ЄП) + 1500 (ВЗ) = 8260 грн (II група значно вигідніша)
Резюме:
Якщо ваш місячний дохід становить менше 40 000 гривень, третя група єдиного податку буде вигіднішою.
Якщо ваш місячний дохід перевищує 40 000 гривень, друга група єдиного податку стає більш привабливою за рахунок фіксованої ставки податку.
Однак, пам’ятайте про обмеження другої групи (робота лише з фізособами та “спрощенцями”, неможливість надавати послуги за кордон). Ці обмеження часто переважують податкову вигоду для тих, хто надає дистанційні послуги.
Адреса реєстрації ФОП та адреса ведення діяльності
При реєстрації ФОП вам потрібно буде вказати дві адреси:
1. Податкова адреса (адреса реєстрації ФОП):
Це може бути ваша адреса реєстрації фізичної особи (прописка).
Адреса ВПО (внутрішньо переміщеної особи), якщо ви маєте відповідний статус.
Адреса проживання (орендована квартира), але бажано мати договір оренди як підтвердження.
Важливо: Не рекомендується реєструвати ФОП за адресою на тимчасово окупованих територіях. Це може призвести до проблем з отриманням платежів від українських та іноземних контрагентів.
2. Адреса ведення діяльності:
Ця адреса є більш абстрактною, оскільки для онлайн-послуг немає прив’язки до конкретного офісу.
Можна вказати:
“Вся територія України” (якщо надаєте послуги лише в межах України).
“Надання послуг за межами України, експорт” (якщо працюєте з іноземними клієнтами).
“Надання послуг за межами України та на її території” (універсальний варіант, якщо працюєте як з українськими, так і з іноземними клієнтами).
Зверніть увагу: хоча в “Дії” може бути відсутній варіант “Надання послуг за межами України та на її території” при первинній реєстрації, це не критично. Можна спочатку зареєструватись з “Вся територія України”, а потім подати окрему заяву для зміни адреси ведення діяльності.
КВЕДи – коди видів економічної діяльності
– це спеціальні коди, які позначають, якою саме діяльністю займається ваш ФОП. Вони потрібні для статистики та контролю з боку податкової.
Чому КВЕДи важливі?
Якщо ви працюєте за видом діяльності, який не вказаний у ваших реєстраційних даних ФОП, податкова може зняти вас з єдиного податку, причому заднім числом.
На дохід, отриманий за “недозволеними” КВЕДами, доведеться додатково сплатити мінімум 15% податку.
Як обирати КВЕДи?
1. Максимально широко: підберіть якомога більше КВЕДів, які стосуються вашої поточної та потенційної діяльності. Наприклад, якщо ви блогер, додайте не лише КВЕДи для рекламних послуг, але й для монтажу відео, фотографії, консалтингу тощо.
В моїй практиці прописували по 50 видів і це була не межа.
2. Використовуйте перелік: ознайомтеся з офіційним переліком КВЕДів, щоб знайти найбільш відповідні коди. Перелік КВЕДів доступний на сайті Дії або на сайті Державної служби статистики.
3. Готові шаблони: багато юристів та бухгалтерів мають готові шаблони КВЕДів для різних онлайн-професій (IT-спеціалістів, блогерів, SMM-фахівців, перекладачів, нутриціологів, психологів тощо). Скористайтеся цими шпаргалками, але завжди перевіряйте їх актуальність та відповідність саме вашій унікальній діяльності.
Наприклад, для IT – 62.01 (програмування), для блогерів – 73.12 (рекламні послуги).
Покрокова інструкція з реєстрації ФОП через “Дію”
1. Перевірка відсутності боргів по податках:
Перед подачею заяви на реєстрацію ФОП, обов’язково перевірте, чи не маєте ви заборгованостей по податках. Навіть одна копійка боргу може стати причиною відмови у реєстрації на єдиному податку.
Зайдіть до *Електронного кабінету платника податків (введіть “кабінет платника” у пошуковій системі).
Авторизуйтесь за допомогою файлового ключа (рекомендується створити окремий ключ для роботи з податковою) або “ДіяПідпису”.
Перейдіть до розділу “Стан розрахунків з бюджетом” та переконайтеся, що у стовпці “Податковий борг” скрізь стоять нулі.
2. Реєстрація ФОП через “Дію”:
Зайдіть на веб-версію порталу “Дія” (не мобільний додаток).
Авторизуйтесь за допомогою файлового ключа або “ДіяПідпису”.
Увійшовши до кабінету, перейдіть до розділу “Послуги”.
Знайдіть та оберіть “Автоматична реєстрація ФОП” (зазвичай, це перша послуга в переліку).
Крок 1: Громадянство та адреса реєстрації:
Оберіть “Громадянство Україна”.
Вкажіть адресу реєстрації ФОП (ваша податкова адреса: прописка, адреса ВПО або орендованого житла).
Крок 2: КВЕДи:
Оберіть основний вид діяльності та додайте всі допоміжні КВЕДи, які стосуються вашої діяльності. Пам’ятайте про широкий вибір.
Крок 3: Система оподаткування:
Дія автоматично перевірить ваші КВЕДи на відповідність групам єдиного податку. Вам буде запропоновано другу або третю групу.
Оберіть ту групу, яка вам підходить (для більшості дистанційних послуг це третя група).
Зверніть увагу, що для ФОП II групи перехід на єдиний податок відбувається з першого числа наступного місяця після реєстрації, а для ФОП III групи – з дати реєстрації.
Крок 4: Місце провадження господарської діяльності:
Оберіть один з запропонованих варіантів: “У межах всієї території України”, “За адресою реєстрації ФОП”, або “Інша адреса”.
Якщо ви працюєте за кордоном, а варіанту “Надання послуг за межами України” немає, оберіть “У межах всієї території України”, а потім подайте окрему заяву для зміни.
Крок 5: Контактні дані:
Вкажіть контактні дані (телефон, електронна пошта). Пам’ятайте, що ці дані будуть загальнодоступними в Єдиному державному реєстрі.
Крок 6: Перегляд та підписання:
Перегляньте сформовану заяву.
Натисніть “Підписати та відправити” за допомогою файлового ключа або “ДіяПідпису”.
Важливо: якщо з якихось причин реєстрація через “Дію” не вдається (наприклад, для нерезидентів), ви можете звернутися до ЦНАПу або нотаріуса. Однак “Дія” – це найшвидший та найзручніший спосіб.
Перші кроки після відкриття ФОП
Після успішної реєстрації ФОП вам потрібно отримати декілька важливих документів та здійснити подальші кроки:
1. Виписка з Єдиного державного реєстру (ЄДР):
Це основний “паспорт” вашого ФОП, який підтверджує його реєстрацію.
Якщо ви реєструвалися через “Дію”, виписка автоматично з’явиться у вашому кабінеті на порталі “Дія” (розділ “Послуги” -> “Отримані документи”) протягом 1-2 робочих днів. Електронний документ має таку ж юридичну силу, як і паперовий.
2. Витяг з реєстру платників єдиного податку:
Цей документ підтверджує ваш статус платника єдиного податку, вказує групу, ставку та обрані КВЕДи.
Перед отриманням витягу:
Зайдіть до Електронного кабінету платника податків.
Перейдіть до розділу “Облікові дані” -> “Дані про реєстрацію платником єдиного податку”. Переконайтеся, що податкова вже поставила ваш ФОП на єдиний податок (зазвичай це відбувається протягом 3 робочих днів після реєстрації).
Для отримання витягу:
У Електронному кабінеті платника перейдіть до “Введення звітності”.
Оберіть поточний рік та місяць.
Натисніть “Створити”, оберіть запит “Запит про отримання витягу з реєстру платників єдиного податку (F1302101)”.
У запиті відмітьте “В електронному вигляді”, перевірте, збережіть, підпишіть файловим ключем та відправте.
Витяг з’явиться у ваших “Вхідних документах” протягом 1-2 днів.
Наступні кроки: ведення ФОП та важливі нюанси
Після успішного відкриття ФОП постає питання його щоденного ведення. Це включає:
Відкриття банківського рахунку: вам потрібно відкрити спеціальний рахунок ФОП у банку. Якщо ви плануєте отримувати платежі в іноземній валюті, також необхідно відкрити валютний рахунок ФОП та розібратися з правилами роботи з валютою.
ПРРО та фіскальні чеки: визначте, чи потрібен вам програмний реєстратор розрахункових операцій (ПРРО) і чи зобов’язані ви видавати фіскальні чеки. Для багатьох дистанційних послуг є винятки, але краще проконсультуватися з фахівцем.
Сплата податків: розуміння термінів та сум сплати податків (щомісячно для II групи, щоквартально для III групи). Важливо знати, як перевіряти зарахування податків та уникнути недоїмки.
Звітність: ознайомтеся з видами звітів, термінами їх подачі та нюансами заповнення.
Первинні документи: особливу увагу приділіть оформленню первинних документів, тим більше якщо ви працюєте з іноземними замовниками. Навіть декілька правильно оформлених документів можуть запобігти багатьом проблемам.
На завершення
Оформлення ФОП – це важливий крок до легалізації вашої дистанційної діяльності, який відкриває нові можливості та надає фінансову безпеку. Незважаючи на поширені міфи, цей процес є максимально спрощеним, а ведення ФОП не вимагає надмірних зусиль. Сподіваємося, ця стаття допомогла вам розібратися у всіх тонкощах та ухвалити правильне рішення.
Якщо виникли запитання, чи вам потрібна юридична допомога з оформлення ФОП – звертайтеся до досвідченого адвоката в Житомирі. Я працюю як офлайн так і онлайн і від цього якість послуг не погіршується, а ви виграєте час.
